제1조(목적) 이 지침은 연구원 시설 및 부대설비 대여에 따른 기준을 정하여 회의장의 효율적 운영과 대실자에게 상호 성실의 원칙에 따라 회의장이 사용될 수 있도록 하여 효율적이며 합리적인 청사 운영을 위해 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(대실의 정의) ①대실이라 함은 회의나 행사를 위한 시설 및 관련 설비를 임차 사용 하는 것을 말한다.
②대실자라 함은 이 지침에 의해 원장의 승인을 받은 기관이나 사람을 말한다.
③대실의 시설 및 설비의 범위는 다음 각 호와 같다.
1. 기본시설 : 회의장 및 회의부속실(준비실, 방송실, 통역실 등)
2. 부속설비 : 회의장에 배치 및 설치된 설비(조명, 냉?난방, 음향, 영상 등)
제3조(대실의 구분) 대실의 구분은 사용목적 및 주최에 따라 다음과 같이 구분한다.
①무료대실 : 국가 또는 지방자치단체가 주최 또는 주관하는 행사나 회의, 공공의 목적으로 개최되는 학회 등에서 주관하는 행사나 회의에 대하여 원장이 필요하다고 인정할 때
②유료대실 : 무료대실 기준에 부합되지 않는 행사나 회의
제4조(대실신청 및 승인) ①대실의 신청은 <별지 제1호 서식>에 의한 대실신청서와 기타 관련 자료를 첨부하여 문서로 요청함을 원칙으로 한다.
②대실의 승인은 신청내용을 심사하여 원장의 승인을 받아 신청인에게 본 지침의 내용을 통보(문서.전화.구두 등)함으로써 승인된 것으로 간주한다.
③대실을 승인함에 있어 조정이 필요하다고 판단될 때는 대실 일수나 내용을 신청인과 협의.조정할 수 있다.
제5조(대실에 따른 사용료) 대실에 따른 사용료는 <별표 1>과 같다.
제6조(대실에 따른 사용료의 처분) ①사용료는 연구원 수입?지출예산과 별도 운영하되 회의실 사용에 따른 실 경비를 사용하고 남은 잔액은 연구원 잡수입으로 처리한다.
②대실과 관련한 경비지출은 회의실 사용과 관련하여 별도 근무하게 되는 용역직원의 실 보상비와 경비로 사용하고 내역은 지급조서와 영수증을 첨부하여 증빙한다.
제7조(사용료의 납부 및 반환) ①사용료는 사용승인과 동시에 전액을 연구원 계좌로 입금 완료하여야 하며, 정당한 사유 없이 입금되지 않았을 경우 계약을 해지할 수 있다.
②납부한 사용료는 반환하지 않는다. 다만 다음 각 호에 해당될 경우에는 반환한다.
1. 재해 또는 불가항력으로 행사나 회의가 취소된 경우 사용료 전액
2. 연구원의 귀책사유로 대실이 불가능할 경우 사용료 전액
3. 행사나 회의 7일 전에 정식 취소 요청이 있을 경우 사용료 전액
4. 행사나 회의 5일 전에 정식 취소 요청이 있을 경우 사용료의 50%
5. 행사나 회의 2일 전에 정식 취소 요청이 있을 경우 사용료의 25%
③제2항 제3호의 경우 회의장 사용을 위한 실경비가 지출되었을 경우에는 이를 공제한 후 반환한다.
제8조(대실 신청제한) 다음 각 호에 해당하는 경우에는 대실을 승인할 수 없다.
①법령 또는 사회적 통념을 위반하는 내용으로 행사나 회의를 개최하려는 단체 또는 개인
②회의장의 수용인원을 초과하는 등 시설이나 설비를 심각히 훼손할 우려가 있는 행사나 회의를 개최하려는 단체 또는 개인
③정치 홍보를 목적으로 하는 행사나 회의를 개최하려는 단체 또는 개인
④기타 행사의 내용.수준이 연구원에서 수용하기에 부적합하다고 판단되는 단체 또는 개인
제9조(광고, 홍보물 제작 및 설치 협의) 광고 또는 홍보를 하고자 할 때, 다음 각 호의 경우 연구원과 사전에 협의하여야 하며, 내용 또는 방법에 따라 연구원에서 불허 할 수 있다.
1. 연구원 내.외부 홍보물 제작 및 설치
2. 행사(회의) 내용이 방송.?녹화되어 타 장소에서 불특정 다수에게 보여 질 경우
제10조(사용권양도 및 전대금지) 대실자는 대실 사용권을 타인에게 양도 또는 전대하지 못한다.
제11조(대실 일정 및 내용의 변경금지) ①대실 일정은 원칙적으로 변경할 수 없다. 다만 상당한 사유가 있을 경우 상호 협의하여 조정할 수 있다.
②당초 대실 신청시 제시된 내용을 임의 변경할 수 없으며, 변경하는 경우에는 사전에 연구원과 협의하여야 하고, 이 변경내용이 대실 승인 여부에 영향을 미칠 만큼 중요한 내용의 변경이라고 판단되는 경우 대실 승인을 취소할 수 있다.
제12조(대실 해지 및 승인취소) 연구원은 다음 각 호에 해당되는 경우 대실 승인을 취소 할 수 있다.
1. 대실 승인 후 기재사실이 허위로 밝혀졌을 때
2. 사용료를 납부 기한내에 납부하지 않았을 때
3. 연구원의 질서를 현저히 문란하게 될 우려가 있을 때(수용인원초과, 유아참가, 음식물 취식 등)
4. 기타 대실을 승인함이 현저하게 잘못되었다고 판단되는 경우
제13조(관리의무 및 손해배상) ①대실자는 공연장의 시설 및 설비에 관하여 선량한 사용자 로서의 주의의무를 다해야 하며, 특히 화재 등 안전사고 예방에 최선을 다해야 한다.
②대실자가 전항의 관리의무를 소홀히하여 시설 및 설비에 대하여 손해를 발생케 하였을 경우에는 지체없이 그 손해액을 배상하여야 한다.
③사용 중 대실자의 귀책사유 또는 안전수칙을 무시하여 발생된 모든 사고에 대해서는 대실자가 책임져야 한다.
제14조(이 지침의 효력 및 적용시기) 이 지침은 원장이 결재한 날로부터 시행한다.
